Dagboken i Webtemp brukes til å registrere og vise aktiviteter relatert til en medarbeider eller kunde. Dagboken kan være nyttig for å gi en oversikt over hva som er planlagt eller registrert for en gitt periode. Funksjonaliteten og visningen av dagboken varierer noe mellom medarbeider- og kundeperspektiv:
Medarbeiderdagbok:
- Kalendervisning: Dagboken for medarbeidere vises i en kalender, hvor man kan navigere mellom dag, uke, måned eller listevisning for å få en oversikt over registrerte aktiviteter.
- Ny aktivitet: Ved å klikke på en dag i kalenderen, kan du opprette en ny aktivitet for den aktuelle medarbeideren ved hjelp av funksjonen "Ny dagbokoppføring". Her kan du velge aktivitetstype, legge til utstyr og eventuelt legge inn kommentarer.
- Timelister: Enkelte aktiviteter i dagboken er knyttet opp mot timelister. Dette betyr at hvis aktiviteten stemmer overens med produktet i timelisten, vil aktiviteten fra timelisten automatisk legges inn i dagboken og motsatt.
- Rapporter: Du kan hente ut rapporter fra dagboken, og aktivitetene kan også vises i din personlige kalender som er tilgjengelig fra menyen til venstre. Det finnes også en iCal-lenke, som gjør at du kan integrere dagbokaktivitetene i en ekstern kalender.
Kundedagbok:
- Listevisning: Dagboken for kunder har kun listevisning, ettersom denne ofte er knyttet opp mot flere kontakter fra samme kunde og er ment for å gi en total oversikt over alle registrerte aktiviteter på tvers av disse kontaktene.
Fraværsregistrering
For å få en god oversikt over fravær blant ansatte, er det viktig at fraværet legges inn i dagboken, selv om medarbeideren ikke har et aktivt oppdrag eller er i en friperiode. Fraværsaktiviteter må ha samme navn som produktene i timelisten for at de to systemene skal fungere sammen. Når dette er satt opp korrekt, vil informasjonen som registreres i dagboken også vises i timelisten, og omvendt.
Hvis du ikke ønsker at medarbeidere skal kunne registrere fravær selv i timelisten, kan denne funksjonen deaktiveres i det globale oppsettet av en superbruker. Konsulenter som behandler timelister i Webtemp, vil alltid ha tilgang til å registrere fravær, og dette vil bli reflektert i dagboken. Fraværet knyttes imidlertid til personalkonsulenten som følger opp medarbeideren, ikke nødvendigvis til den som behandler timelisten. Dette sikrer at personalkonsulenten har oversikt og kan følge opp sykemeldte medarbeidere.
Hvis fraværet ikke vises i timelisten etter at det er lagt inn i dagboken, skyldes dette vanligvis at timelisten allerede er lagret med informasjon for den aktuelle dagen. For eksempel, hvis du legger inn fravær i dagboken for 1.10.2024, og medarbeideren allerede har levert en timelistenkladd for denne datoen, må timelisten oppdateres før den behandles.
Fravær kan også hentes ut i en rapport, som kan brukes til rapportering. Hvert fraværsprodukt har en unik kode, som kan brukes til å matche fraværet i Webtemp mot lønnssystemene.