Denne artikkelen forklarer hvordan innlogging og profilkobling fungerer i CV-portalen, slik at du som bemanningskonsulent kan veilede medarbeiderne dine og raskt forstå hva som skjer når en medarbeider logger inn, ikke finner profilen sin, eller har flere profiler.
Merk om begrepsbruk: Når vi skriver «profil» i denne artikkelen, mener vi en medarbeider i Next – altså medarbeiderposten hos et selskap. Én person kan ha flere slike profiler.
Kort oppsummert
To ting henger sammen, men er forskjellige:
- Bruker (innlogging) – identiteten medarbeideren logger inn med, f.eks. via e-post, Google, Microsoft, Apple eller e-post+passord.
- Profil (medarbeider i Next) – medarbeidereposten i Next hos et selskap. Én person kan ha flere profiler – også mer enn én hos samme selskap (duplikat).
Den viktigste regelen å huske når du hjelper en medarbeider:
En innlogging kobles til en profil via e-postadresse – ikke via hvilken innloggingsmetode medarbeideren brukte.
Det betyr at en medarbeider som logget inn med Google sist, og med e-post denne gangen, fortsatt finner samme profil – så lenge e-posten stemmer. Etter innlogging kan medarbeideren også legge til og verifisere flere e-postadresser, og får da opp profiler som er knyttet til hvilken som helst av dem.
1. Slik logger medarbeideren inn
Medarbeideren kan logge inn med en av innloggingsmetodene som tilbys – for eksempel e-post, Google, Microsoft, Apple eller e-post+passord.
💡 Det du bør anbefale medarbeideren: Logg inn med samme e-postadresse som er registrert på medarbeideren i Next. Da dukker riktig profil opp automatisk, uten ekstra steg. E-postadressen medarbeideren logger inn med, blir automatisk verifisert.
2. Hvordan profilen kobles til innloggingen
En medarbeider får tilgang til en profil når de kan bevise at de eier e-postadressen som står på medarbeideren i Next. Det skjer på én av to måter:
- Automatisk – innloggingen har allerede en bekreftet e-post som er lik e-posten på profilen. → Profilen er klar med én gang.
- Engangskode – e-posten på profilen er en annen enn innloggings-e-posten (eller ikke bekreftet ennå). Systemet sender en kode til profilens e-postadresse, og medarbeideren skriver den inn. → E-posten er verifisert.
Medarbeideren logger inn
│
▼
Systemet finner profiler med samme e-post
│
E-posten allerede bevist? (logget inn med samme epost som medarb. i next)
┌───────────┴───────────┐
Ja Nei
│ │
▼ ▼
Profil klar ✓ Engangskode sendes til
profilens e-postadresse
│
Riktig kode?
┌─────┴─────┐
Ja Nei / ny bruker
│ │
▼ ▼
Profil klar ✓ Ny profil opprettes → klar ✓
Det finnes ingen blindvei: Enten er e-posten allerede bevist, eller så bevises den med kode – eller, hvis medarbeideren ikke har noen profil fra før, opprettes en ny. Dette er nyttig å vite når en medarbeider er usikker på om de «kommer inn».
3. Profilforslag – synlig, men ikke åpnet ennå
Noen ganger ser en medarbeider en profil foreslått før den er verifisert – typisk en eldre konto eller et selskap de tidligere har vært knyttet til. Dette gjelder særlig e-poster med historikk fra Visma Connect, der forslag vises selv om e-posten ikke er verifisert.
Skill mellom disse når du hjelper:
- «Jeg ser profilen» → den er foreslått som et treff.
- «Jeg kan åpne / bruke profilen» → e-posten er bevist.
At en profil vises betyr ikke at medarbeideren har tilgang ennå. Ser medarbeideren en profil de ikke får åpnet, er det forventet – de mangler bare e-postverifiseringen (engangskode).
4. Flere e-postadresser og flere profiler
En bruker kan være knyttet til flere verifiserte e-postadresser:
- E-posten det logges inn med, er automatisk verifisert.
- Medarbeideren kan legge til og verifisere flere e-poster etter innlogging.
I grensesnittet ser medarbeideren alle profiler som har en e-postadresse lik en av deres verifiserte e-poster. Merk: profiler vises kun for konsern der den nye CV-portalen er aktivert.
Duplikatbrukere: Når en medarbeider har mer enn én profil i samme konsern, kaller vi det en duplikatbruker. Tidligere var det vanskelig å vite hvilken man kom inn på – nå vises alle de aktuelle profilene, og medarbeideren kan selv velge den riktige (og bytte mellom dem ved behov).
Har medarbeideren flere profiler, kan de bytte mellom dem:
- Forsiden etter innlogging viser aktiv profil («Pålogget nå»), en «Sist brukt»-seksjon, og andre profiler gruppert per selskap.
- I topplinjen ligger profilbytteren (avatar-menyen «Mine profiler»), med rask bytting og «Administrer profiler».
- Medarbeideren kan også legge til ny profil eller ny e-postadresse fra forsiden.
5. Slik hjelper du en medarbeider
| Medarbeideren sier… | Sannsynlig årsak | Det du veileder til |
|---|---|---|
| «Jeg finner ikke profilen min» | Logget inn med / verifisert en annen e-post enn profilen har | Logg inn med samme e-post som medarbeideren har i Next, eller legg til og verifiser e-posten |
| «Jeg ser profilen, men får ikke åpnet den» | Profilen er foreslått, e-post ikke verifisert | Be om engangskode til profilens e-post og skriv den inn |
| «Koden virker ikke» | Feil eller utløpt kode | Be om ny kode og prøv igjen |
| «Jeg logget inn på en annen måte enn sist» | – | Det går fint – kobling skjer via e-post, ikke innloggingsmetode |
| «Jeg er helt ny» | Ingen profil fra før | Logg inn og følg opprett-flyten; ny profil opprettes |
| «Jeg har flere profiler» | Flere medarbeiderposter / selskaper | Alle vises – bytt via profilbytteren i topplinjen eller på forsiden |
6. Slik inviterer du medarbeidere til CV-portalen (onboarding i Next)
Fra Next kan du som bemanningskonsulent sende ut en invitasjon («onboarding») til CV-portalen til én eller flere medarbeidere. Invitasjonen er en e-post med en innloggingslenke. Lenken inneholder medarbeiderens e-postadresse og medarbeider-id, slik at CV-portalen kan foreslå riktig profil når medarbeideren logger inn.
Du åpner onboarding-dialogen på to måter:
- For flere medarbeidere: knappen «CV-Portal onboarding» over utvalgslisten (medarbeidere du har markert blir forhåndsvalgt).
- For én medarbeider: handlingen «Send invitasjon» i CV-Portal-feltet på medarbeiderkortet.
Hva dialogen viser
Øverst står en kort oppsummering, f.eks. «Av 41 valgte medarbeidere har 17 besøkt profilen allerede. 4 valgte har ikke e-postadresse.» Under ligger en tabell der medarbeiderne er gruppert etter status:
- Mangler e-post – kan ikke få lenke (ingen e-postadresse i Next).
- Har besøkt profilen – allerede tilkoblet/aktiv i CV-portalen.
- Har ikke besøkt profilen – har e-post, men har ikke vært inne ennå.
Kolonnene er Navn, Send e-post (huk av hvem som skal få invitasjon), Språk og Sist besøkt.
Velg mottakere
Huk av medarbeiderne som skal få invitasjon i «Send e-post»-kolonnen. Du kan velge/avvelge en hel gruppe med avkrysningsboksen i gruppeoverskriften. Som standard er medarbeidere med e-post som ikke allerede er tilkoblet, valgt. Medarbeidere uten e-post kan ikke velges.
Trenger du en annen liste, kan du hente inn medarbeidere direkte i dialogen: «Mine medarbeidere» eller «Avdelingens medarbeidere» (velg avdeling i nedtrekkslisten). Dette erstatter listen i dialogen.
Rediger e-postmalen
Du kan redigere teksten som sendes ut. Malen finnes per språk (Norsk, Engelsk, Dansk, Svensk, Polsk) – bytt språk med knappene ved «E-postmal». Hver medarbeider får automatisk malen for sitt språk. Du kan bruke disse flettefeltene i teksten:
- [medarbeider] – medarbeiderens navn.
- [cvplink] – selve innloggingslenken.
- [firma] – selskapsnavnet.
Send
«Send»-knappen viser antall mottakere, f.eks. «Send (37)». Du får en bekreftelsesdialog før utsendingen starter, og en kvittering når invitasjonene er sendt.
Tips: Det er trygt å sende på nytt. En medarbeider som allerede har besøkt profilen, vises i gruppen «Har besøkt profilen» og er ikke valgt som standard – men du kan huke dem av manuelt hvis de trenger en ny lenke.