I Webtemp kan du sende dokumenter til godkjenning hos medarbeidere og kunder direkte via kandidatportalen/CV-portalen. Denne funksjonen lar mottakeren elektronisk godkjenne vedlegg, eller du kan velge e-signering med BankID for visse dokumenter. Vær oppmerksom på at funksjonen for godkjenning ikke kan brukes for masseutsendelser.
Send et dokument til godkjenning
- Finn dokumentet: Gå til dokumentlisten og finn det aktuelle dokumentet du vil sende til godkjenning.
- Velg handling: Marker dokumentet og klikk på “Handlinger for en rad” eller høyreklikk på dokumentet for å åpne kontekstmenyen.
- Send via e-post:
- Velg “Send i e-post” for å åpne e-postvinduet.
- Kryss av for at mottakeren må godkjenne vedlegget før innsending.
Når du sender e-posten, vil mottakeren få en beskjed via kandidatportalen. Hvis mottakeren har appen installert og pushvarsler aktivert, vil det komme en varsling.
Oppfølging av godkjenning
- Etter at e-posten er sendt, vil et timeglasssymbol vises ved dokumentet for å indikere at dokumentet venter på godkjenning.
- Mottakeren må identifisere seg på nytt for å få tilgang til dokumentet i sin postkasse.
- Godkjenningskrav: Mottakeren må åpne vedlegget før de kan trykke “Godta/Accept”. Hvis de prøver å godta uten å åpne dokumentet, vil de få en beskjed om å åpne vedlegget først.
Bekreftelse på godkjenning
Når mottakeren har akseptert dokumentet:
- Mottakeren vil få en bekreftelse.
- I dokumentlisten hos medarbeider vil timeglasset erstattes med en grønn hake som bekreftelse på godkjenningen.
- Du vil også motta et varsel om at dokumentet er godkjent som en systemhendelse.
E-signering av dokumenter med BankID
Dokumenter som arbeidsavtaler, advarsler og oppsigelser krever en godkjent signatur av mottakeren. I Webtemp kan både kunder og medarbeidere signere disse dokumentene med BankID. Følg disse stegene for BankID-signering:
- Velg dokumentet: Høyreklikk på dokumentet i dokumentlisten og velg “BankID-signering”.
- Kostnader: Merk at hver BankID-signering medfører en kostnad per stk.
Linken er gyldig i 30 dager fra den sendes.
(For andre typer dokumenter som kun krever godkjenning uten signatur, kan du bruke e-postfunksjonen “godkjenn vedlegg” for å bekrefte at dokumentet er åpnet og lest.)
Bekreftelse på signering
Når et dokument er ferdig signert med BankID:
- I dokumentlisten til medarbeider/kunde vil du nå kunne finne et ferdig e-signert dokument.
- Du vil også ha mottatt varsel om at dokumentet er signert elektronisk