Dialog i Webtemp brukes til kommunikasjon mellom deg, kunder og medarbeidere via e-post og SMS. Funksjonen gjør det enkelt å sende meldinger direkte fra systemet, samtidig som kommunikasjonen blir loggført og håndtert i tråd med personvernreglene (GDPR).
E-post
Sikker e-post (GDPR)
E-post i Webtemp er som standard satt opp til å sendes som sikret e-post. Dette betyr at meldingen krypteres slik at personopplysninger ikke deles på usikre kanaler.
Dette er viktig for å overholde GDPR og beskytte sensitiv informasjon.
Dersom meldingen ikke inneholder persondata, kan du velge å sende usikret e-post nederst i e-postvinduet.
⚠️ Innstillingen må endres manuelt hver gang, da standard alltid er «sikker e-post».
E-postmaler
Du kan opprette egne e-postmaler direkte fra e-postbildet. Maler gjør det enklere å sende standardiserte meldinger, som bekreftelser, oppdragsinformasjon eller oppfølginger.
Maler kan opprettes på fire nivåer:
Globalt: Tilgjengelig for alle brukere.
Firma: Tilgjengelig for brukere tilknyttet et bestemt firma.
Avdeling: Tilgjengelig for alle brukere innenfor en angitt avdeling.
Personlig: Kun tilgjengelig for deg som oppretter malen.
Dette gir fleksibilitet i hvordan kommunikasjonen standardiseres – fra felles maler på tvers av organisasjonen til personlige varianter.
Signatur og logo
Du kan opprette egen signatur for e-post og SMS via menyvalget Min profil.
Dette gjør at alle meldinger automatisk får riktig kontaktinformasjon og avsenderopplysninger.
Bedriftens logo kan legges inn i oppsettet.
Logoen skaleres ikke automatisk, så sørg for at bildet du laster opp er i en realistisk størrelse som passer til e-postformatet.
Formatering av tekst (HTML)
I e-post kan du bruke HTML-koder for å tilpasse utseendet på teksten.
For eksempel:
<b>Fet tekst</b>→ Fet tekst<i>Kursiv tekst</i>→ Kursiv tekst<u>Understreket tekst</u>→ <u>Understreket tekst</u>
Vedlegg
Du kan legge ved filer direkte i e-posten.
Vedlegg kan enten:
Lastes opp fra egen maskin, eller
Hentes direkte fra dokumenter lagret i Webtemp.
⚠️ Viktig: Filnavn på vedlegg må bestå av ren tekst uten spesialtegn (for eksempel ikke bruk _ , æ, ø, å eller symboler). Bruk kun vanlige bokstaver og tall i filnavnet for å unngå feil ved sending.
Mottak av svar
Svar på e-post vil kun komme inn i Webtemp dersom mottaker (kunde eller medarbeider) svarer via CV- eller kundeportalen.
Dersom de svarer direkte på e-posten, havner svaret i avsenderens egen innboks, ikke i systemet.
💡 Anbefaling: Informer kunder og medarbeidere om å svare via portalen for å sikre at kommunikasjonen loggføres i Webtemp.
SMS
Utsending og avsendernummer
SMS kan sendes direkte fra kandidat-, medarbeider- eller kundekortet. Alle meldinger loggføres automatisk på personen meldingen gjelder.
Når du sender SMS, kan du velge mellom ulike avsendernumre:
Personlig 14-sifret nummer: Brukes for meldinger til medarbeidere. Svar kommer direkte inn i systemet og loggføres på riktig medarbeider. Denne funksjonen gjelder kun for SMS sendt til medarbeidere.
Generisk avsendernavn (f.eks. “Info”, “Webtemp”): Brukes når du vil at meldingen skal fremstå som felles kommunikasjon. Ved bruk av navn som avsender, kan mottakeren ikke svare på SMS.
SMS-maler
Du kan opprette SMS-maler på samme måte som e-postmaler. Dette gjør det enklere å sende gjentakende beskjeder som påminnelser, oppmøtetid eller vakter.
Signatur for SMS
Du kan også opprette en egen signatur for SMS under Min profil.
Dette gir et profesjonelt uttrykk og tydelig avsenderinformasjon.
Bruk og anbefalinger
SMS egner seg til korte, praktiske beskjeder.
Ikke send sensitive opplysninger via SMS, da meldingen ikke kan krypteres.
Alle sendte SMS lagres i kommunikasjonshistorikken på riktig person eller oppdrag.
Historikk og oppfølging
All kommunikasjon som sendes fra Webtemp – enten via e-post eller SMS – lagres automatisk i historikken på kunden, medarbeideren eller oppdraget.
Dette gir full oversikt over tidligere kontakt og gjør det enkelt å følge opp og dokumentere kommunikasjon.