1. Behandling av timelister for fakturering
Når timelister er godkjent av kunden, kan de behandles for fakturering. Webtemp støtter også opprettelse av manuelle timelister eller endring av eksisterende før fakturering skjer.
Fakturagrunnlag: Det er mulig å forhåndsvise fakturagrunnlaget før faktureringen, noe som gir mulighet til å gjøre nødvendige justeringer før fakturaene sendes.
2. EHF-faktura (Elektronisk Handelsformat)
EHF-fakturaen er den originale fakturaen: Fakturaen sendes direkte mellom systemene til avsender og mottaker gjennom PEPPOL-nettverket. EHF-fakturaen anses som den juridisk bindende fakturaen.
PDF-vedlegg er en kopi: Når EHF-fakturaen sendes, mottar kunden også en PDF-kopi på e-post for referanseformål, men det er EHF-fakturaen som er den offisielle og juridisk bindende fakturaen.
Automatisk utsendelse: EHF-fakturaer sendes automatisk fra Webtemp, og du kan følge statusen gjennom EHF-portalen.
Kansellering av EHF-faktura: Det er mulig å kansellere en EHF-faktura innen 30 minutter etter at fakturaen er sendt.
Vedlegg i EHF-faktura: Webtemp støtter også vedlegg til EHF-fakturaer, som for eksempel timelister, med en maksimal filstørrelse på 5 MB.
3. Forfallsdato og fakturadato
Fakturadato: Dette er datoen fakturaen formelt utstedes. Fakturadatoen kan justeres til å være enten fremover eller bakover i tid.
Forfallsdato: Selv om fakturadatoen kan justeres, beregnes forfallsdatoen fra dagen fakturaen faktisk produseres. Dette sikrer at kunden alltid får full betalingstid (for eksempel 30 dager) uavhengig av fakturadatoen.
4. Fakturagebyr og øreavrunding
Webtemp gir mulighet til å legge til fakturagebyr basert på kundetype eller et globalt oppsett. Dette kan overstyres for spesifikke kunder ved behov.
Webtemp håndterer også avrunding av småbeløp ved fakturering, noe som sikrer nøyaktighet.
5. Valuta-fakturering
Webtemp kan fakturere i ulike valutaer hvis dette er aktivert globalt i systemet. Valuta-fakturering kan settes opp per kunde eller oppdrag.
6. Integrasjon med regnskapssystem
Eksport av fakturaer: Webtemp støtter eksport av fakturaer til eksterne regnskapssystemer via XML-integrasjon. Fakturaene kan inneholde spesifikasjoner som avdelings- og prosjektnummer for enkel oppfølging.
Bankavstemming: Webtemp støtter integrasjon med bankavstemmingsfiler for enklere oversikt over innbetalinger og saldoer.
7. Massefakturer
Søk frem det utvalget kunder som skal massefaktureres, og registrer deretter en fakturalinje lik den som skal massefaktuereres på en av disse kundene. I fakturalinjeregistreringen ligger det et felt (nederst) som heter ”massefakturer”. Legg inn verdien ”ja” i dette feltet, og lagrefakturalinjen.
Massefakturer det utvalget kunder som skal renteberegnes med produktet ”Renter”. Dette vil få systemet til å produsere”rentefakturaer”.
Oppsett: Det er nødvendig å registrere et passord med navnet ”renter”. Passordet må inneholde tre variabler: terminer angir hvor mange renteperioder året deles inn i (1,2,3,4,6 eller 12), innskudd angir rente når saldo går i kundens favør, og overtrekk angir rente når saldo går i kundes disfavør. Rapporten Spesifisert kundereskontro fremviser selve spesifiseringen av renteberegningen.
NB, viktig ved endring av periodisering: Periodiseringen må ikke endres innad i et år! Dvs, man må kjøre på den periodiseringen man har valgt hele året, for deretter å endre (om det er ønskelig) innstillingen til et annet antall periodiseringer etter at man har kjørt den aller siste renteberegningen for året (like over nyttår en gang).