I Webtemp kan du enkelt administrere fakturaer, sende dem på nytt, sjekke status for EHF-fakturaer, og opprette kreditnotaer. Nedenfor finner du en guide til disse prosessene.
Sende en faktura på nytt
- Gå til kundebildet ved å søke opp kunden eller fakturaen i søkefeltet øverst i Webtemp.
- Klikk på Faktura-fanen for å vise fakturaene knyttet til kunden.
- Finn fakturaen i seksjonen Til fakturering og klikk på fakturanummeret for å åpne den.
- I høyre panel finner du en snarvei med handlingen Send faktura på nytt. Klikk på denne for å sende fakturaen til kunden igjen, enten som PDF via e-post eller som EHF-faktura.
Sjekk av EHF-fakturaens status
- Når du har åpnet en faktura, vil du i høyre panel se en oversikt over fakturaens detaljer, inkludert EHF-status.
- Hvis fakturaen er sendt som EHF, vil statusen vise om den er Levert mottaker. Klikk på denne lenken for å få tilgang til en mer detaljert oversikt over statusen til EHF-fakturaen.
- I EHF-statusoversikten kan du også se om fakturaen har feilet, for eksempel på grunn av feil vedlegg eller manglende informasjon. Dersom EHF-fakturaen har feilet, kan du forsøke å sende den på nytt fra denne oversikten.
Opprette en kreditnota
En kreditnota opprettes når du trenger å korrigere en feil eller tilbakeføre en faktura.
- Etter at du har funnet og åpnet fakturaen du ønsker å korrigere, finner du valget Kreditnota i høyre panel under "Handlinger".
- Klikk på Kreditnota, og systemet vil automatisk generere en kreditnota basert på den opprinnelige fakturaen.
- Når kreditnotaen er opprettet, kan du redigere den før du sender den til kunden. Du kan endre detaljer som beløp og varelinjer om nødvendig.
- Når du er klar til å sende kreditnotaen, kan du gjøre det på samme måte som for vanlige fakturaer – enten som PDF på e-post eller som EHF-faktura hvis kunden er registrert for EHF.
Mer om EHF-faktura
- EHF-fakturaen er den offisielle fakturaen: Når du sender en faktura som EHF, blir den sendt direkte til mottakerens økonomisystem via PEPPOL-nettverket. Dette sikrer sikker og korrekt overføring av fakturainformasjon.
- PDF-vedlegg er en kopi: Hvis du sender fakturaen som EHF, kan mottakeren få en PDF-kopi til e-post som referanse. Husk at det er EHF-fakturaen som regnes som den juridisk bindende fakturaen.
- Oversikt over EHF-fakturaer: Du kan alltid sjekke status for EHF-fakturaer, som om de er levert eller om det er problemer med overføringen (for eksempel på grunn av store vedlegg). Dersom en EHF-faktura feiler, kan du forsøke å sende den på nytt via statusoversikten.