Import av timer

Import av lønnsgrunnlag fra eksternt timefangstsystem

---

I enkelte tilfeller kan det være aktuelt at timefangsten foregår i et eksternt system, men den videre behandlingen skal skje i WebTemp basert på informasjon i tilstøtende oppdrag/avtaler.

---

Eksempler på brukstilfeller

• Enkelte storkunder ønsker at medarbeiderne skal logge timer i deres systemer, og leverer deretter timefangsten som en fil til bemanningsforetaket.
• Enkelte typer datafangst som ligger utenfor WebTemp sitt kjerneområde og krever spesiell rapportering til det offentlige, eksempelvis føring av reiseregninger og kjørebok.

---

Forutsetninger for import

• Filen som leveres må være i et kolonnebasert tekstformat med "tab" eller "semikolon" som separator.
• Filen må inneholde en overskriftsrad, som oppfattes automatisk såfremt den ikke inneholder tall i kolonnenavnene.
• Tilgjengelig felt som kan benyttes:
  • Oppdragsnummer
  • Lønnstakernr
  • Fradato
  • Tildato
  • Kommentar
  • Lønnsart
  • Antall
  • Sats
  • Deresref (Kundens ref på linje nivå i timelisten)
  • TimelisteDeresref ("Overstyr kundens ref" på timelisten)
• Minimumskrav til informasjon:
  • Lønnstakernummer
  • Fradato
  • Tildato
  • Lønnsart
  • Antall
• Oppdraget timelisten skal føres mot, må løpe i hele timelistens periode (angitt med fradato og tildato) uten forlengelser innimellom.

---

Hvordan importere en fil

1. Velg Annet > Les importfiler i WebTemp-menyen.
2. Filen må navngis etter følgende regel: importlonn_<profilnavn>.txt
   • <profilnavn> byttes ut med noe som unikt identifiserer det avsendende systemet, f.eks. StatoilMongstad eller CurrentReiseregninger.
   • Det er viktig med unike <profilnavn> for å skille ulike systemer som leverer til WebTemp.
3. En fil kan trekkes inn i importvinduet og deretter omnavnes ved å høyreklikke og velge Gi nytt navn.
4. Klikk 2. Ok behandle for å starte importprosessen.

---

Knytte sammen felt mellom importfil og WebTemp

• Bruk nedtrekkslistene til å knytte sammen felt i importfilen med mottakende felt i WebTemp.
• NB:
  • Lønnstakernr (WebTemp) brukes dersom lønnstakernummeret i filen samsvarer med WebTemp.
  • Lønnstakernr () benyttes hvis nummeret ikke samsvarer.
  • Det samme gjelder Lønnsart (WebTemp) og Lønnsart ().

Du vil få opp en liste der du kan matche lønnsart og lønnstakernummer med nummer fra Webtemp dersom du bruker eksterne nummer i importen:

---

Forhåndsvisning og feilmeldinger

• Klikk Oppdater etter å ha knyttet feltene sammen. WebTemp husker disse innstillingene til neste gang du importerer for denne profilen.
• Dersom lønnstakernummer eller lønnsart i filen ikke samsvarer med WebTemp, må disse knyttes sammen manuelt. Sammenknytningene lagres for fremtidige importer.
• En forhåndsvisning av importjobben vises.
• Feilmeldinger kan oppstå dersom:
  • Lønnstakeren har vært utleid i flere oppdrag i perioden, og oppdragsnummer ikke er spesifisert.
  • Oppdraget ikke løper i hele timelistens periode.
  • Sats er angitt i filen, og dette overstyrer oppdragsavtalens verdier.
• Feilmeldinger kan løses i WebTemp ved å justere relevante verdier, for eksempel ved å justere "til dato" i et oppdrag.

---

Fullføre importen

• Kryss av Importer dataene og klikk deretter Oppdater for å lese linjene inn i WebTemp.
• Importerte filer lagres på serveren i katalogen:
  • <din definerte dokumentkatalog>\importfiler\kopier_suksess\<import årstall>\<import måned>\<filnavn>_<hhmmss>

---

Hvordan konvertere og lagre filer for import

For at filene skal kunne importeres riktig, må de være i semikolonseparert format (CSV). Her er hvordan du konverterer filer på PC og Mac:

På Windows (Excel)

1. Åpne filen i Excel.

2. Klikk Fil > Lagre som.

3. Velg CSV UTF-8 (kommaseparert) (.csv) som filtype.

4. Åpne den lagrede filen i Notisblokk.

5. Bruk Søk og erstatt (Ctrl + H) for å erstatte alle komma (,) med semikolon (;).

6. Lagre filen.

På Mac (Excel)

1. Åpne filen i Excel.

2. Klikk Fil > Lagre som eller Eksporter.

3. Velg CSV UTF-8 (kommaseparert) (.csv).

4. Åpne Systeminnstillinger → Språk og region → Avansert....

5. Endre desimaltegn til komma for å sikre at CSV-filen bruker semikolon.

6. Lagre filen på nytt.

•  

---

Hvordan konvertere og lagre filer for import

Det ligger ved en eksempel fil her som kan brukes som mal, denne må konverteres til en fil tilsvrende beskrivelsen over.