Hjelpeside Webtemp
Regler for timelistebehandling og referansemerking
Introduksjon
Denne hjelpesiden forklarer hvordan du bruker funksjonen for regler i timelistebehandling og referansemerking i Webtemp. Den er spesielt nyttig for kunder som har behov for at ansatte skal velge riktige referanser (prosjekter, lokasjoner, etc.) før de registrerer timer.
Regler i timelistebehandling
Signeringsrett for timelister
-
På kundekortet kan du legge til hvilke kundekontakter som har signeringsrett for timelister.
-
Dette gir oversikt over hvem som har myndighet til å godkjenne timer.
Oppsett av regler for referansemerking
-
Du kan opprette regler som krever at en ansatt må velge en referanse (som lokasjon eller prosjektnummer) før timene kan registreres.
-
Dette hjelper bedriften å:
-
Ha kontroll på hvilke timer som tilhører hvilket prosjekt/sted.
-
Splitte fakturaer etter referanse.
-
Gi mer detaljert rapportering og fakturagrunnlag.
-
Tillatte kundereferanser
Oppretting og bruk
-
På kundekortet kan du registrere en liste over tillatte referanser (f.eks. prosjektnummer, lokasjoner eller referansenummer).
-
Disse vises som valg for ansatte når de fyller ut timelisten.
-
Referansen kan settes som:
-
Ikke obligatorisk – Ansatt kan velge å legge til referanse.
-
Obligatorisk – Ansatt må velge referanse for å kunne lagre timene.
-
Overstyring på oppdragsnivå
-
Reglene som settes på kundekortet gjelder som standard for alle oppdrag tilknyttet kunden.
-
Unntak: Du kan overstyre reglene på hvert enkelt oppdrag.
-
Dette betyr at du kan sette egne regler for referansemerking på oppdragsnivå som avviker fra kundens standard.
-
Eksempel: Kunden har ikke obligatorisk referansemerking, men et spesifikt prosjekt krever det – da kan regelen legges inn kun for det oppdraget.
-
Viktig regel: Én faktura per referanse
-
Dersom det ikke er gjort noen andre fakturaoppfølgingsvalg, vil systemet automatisk opprette én faktura per valgt referanse. Les mer om det her: Fakturaoppfølgingsvalg
-
Dette gjelder også dersom ingen kombinasjon av flere referanser er satt opp.
Feilsøking
Feilmelding ved lagring av timeliste
-
Problem: Ansatt får feilmelding og kan ikke lagre timene.
-
Årsak: Det er sannsynligvis satt en regel om obligatorisk referansemerking.
-
Løsning:
-
Gå inn i kundekortet og se under Regel referansemerking.
-
Sjekk om det står at referanse er påkrevd.
-
Sørg for at medarbeideren har valgt en referanse før lagring.
-
Husk å sjekke oppdraget dersom det er overstyring der som krever annen regel enn på kunde.
-