Introduksjon
Denne siden gir svar på vanlige spørsmål knyttet til behandling av timelister og lønn i Webtemp for deg som jobber som konsulent. Den dekker innsending, godkjenning, eksport til lønn, manuelle korreksjoner og lønnstrekk.
📥 Hvordan leveres timelister i Webtemp?
Timelister leveres inn i cv portalen via nett eller APP. Timelistene til hvert oppdrag er tilgjengelig for medarbeideren og kan lagres fortløpende som kladd. Når medarbeider er ferdig med timelisten velger en å lever den inn. Dersom timene skal godkjennes av kunde vil timelisten få status "innlevert til godkjenning" dersom de ikke skal godkjennes vil de få status "Innlevert til behandling".
✔️ Hvem godkjenner timelistene?
Det er som regel kunde/oppdragsgiver som godkjenner timelisten og de vil motta en mail med info om at de har timer til godkjenning etter at medarbeider har levert inn timelisten. Kundekontakten som godkjenner timene kan velge å legge ved en kommenter på timelinjen dersom de ønsker det, utover dette er det mulig å godkjenne eller avvise timelisten. Etter at timene er godkjent er det konsulent som behandler timene slik at de er klar til å eksporteres.
I de tilfeller timene ikke skal godkjennes eksternt behandles timene av konsulent og er klar for lønn uten kundegodkjenning.
🕒 Hva skjer når en timeliste er behandlet?
Når timelisten er behandlet er de klar til lønn, det er viktig at en ser på forhåndsvisningen før en eksporterer da det ikke er mulig å korrigere linjer som er eksportert. I forhåndsvisningen vil det være markert med rødt dersom timene ikke blir med på lønnsfilen. Årsaken til at noen timer ikke blir med er som oftest beskrevet i teksten, men det er av og til nødvendig å se på grunnlaget eller medarbeider for å finne årsaken.
Noen vanlige årsaker:
- Produktet mangler lønnsart
- Timelisten er utenfor valgt dato intervall
- Medarbeider mangler kontonummer eller skattekort dersom denne sjekken er på.
Disse timene blir da tilgjengelige for eksport til lønnssystemet (f.eks. Visma, Tripletex, PowerOffice etc.).
📤 Hvordan eksporteres timene til lønn?
I Webtemp brukes en egen funksjon for lønnsgrunnlag og eksport. Du finner oversikten under "Timelister/faktura" "eksport til lønn". Her velger du perioden, filtrerer evt. på avdeling eller konsulent, og eksporterer filen til ønsket lønnssystem. Les mer om filter valg her og eksportfiler her.
🧾 Hva skjer ved feil i timelister etter at de er eksportert?
Dersom du oppdager feil etter eksport, må du:
- Opprette en manuell timeliste for å korrigere
- Trekke lønnen manuelt i lønnssystemet eller føre korreksjon neste måned.
💸 Hvordan registrerer jeg trekk i lønn (f.eks. forskuddstrekk eller fravær)?
Du kan legge inn trekk på to måter:
- Direkte i lønnssystemet (anbefalt ved enkelttrekk).
- Via Webtemp kan du gjøre dette på to måter:
- Legge til en manuell timeliste med negativt beløp, vær obs på at denne må ha samme referanse merking som oppdraget dersom denne skal trekkes fra.
- Lønnstrekk på medarbeideren
🔄 Kan jeg bruke Webtemp til å beregne tillegg (kveld, helg osv.)?
Ja. Webtemp støtter både manuell registrering og automatisk beregning av tillegg basert på tidssone. Sørg for at timeregistreringen er korrekt merket, og at tilleggssatsene er definert i avtaleoppsettet som du kan lese mer om her.
💼 Hvordan håndterer jeg fravær uten lønn?
Fravær (f.eks. sykdom uten sykemelding, ubetalt ferie) føres som egne fraværstyper i dagboken og som produkt. Disse timene vil da kunne rapporteres, men ikke utløse lønn, så lenge fraværstypen er korrekt konfigurert som ubetalt. Les mer om dette her.
🔁 Opptjening av feriepenger, pensjon og andre lovpålagte ytelser?
Dette settes av i lønnssystemt. I webtemp kan en legge opp GP faktor som sier hvor mye som skal settes av for å lettere kunne beregne dekningsbidrag på oppdraget og i rapporter.
📊 Kan jeg hente ut rapport over lønnsgrunnlag?
Ja. Gå til Rapporter → Nye rapporter- "timelister" for å hente ut oversikt over:
- Behnadlede timer
- Eksporterte timer
- Tillegg og trekk
- Historikk
📌 Tips
- Etter du har eksportert lønn kan det være lurt å klikke på "eksportfil lønn" en gang til for å se om det er noen linjer som ikke er blitt med på eksporten. Det som kommer opp nå er kun ting som ikke er eksportert.